Ligne de signalement – Foire aux questions

Quel est le numéro de la ligne de signalement ?

Le numéro de la ligne de signalement est le suivant : 1 833-372-8337.

Qui peut utiliser la ligne de signalement des fraudes et irrégularités ?

Toute personne (principalement des employés et partenaires d’affaires de l’ARTM) ayant des rapports directs ou indirects avec l’ARTM et qui, de bonne foi, aurait de bonnes raisons de penser qu’un acte frauduleux ou une irrégularité a été commis ou est sur le point de l’être.

Qui administre la ligne de signalement ?

Une firme externe administre la ligne de signalement de fraudes et irrégularités. La ligne de signalement permet de conserver le droit à l’anonymat et à la confidentialité.

Dans quelles circonstances peut-on effectuer un signalement ?

Voici des exemples qui pourraient constituer des suspicions de fraude ou d’irrégularité :

  • tout vol, contrefaçon ou destruction non autorisée de biens appartenant ou exploités par l’ARTM
  • toute falsification, dissimulation,altération ou destruction non autorisée de documents ou de données de toute nature
  • tout usage inapproprié ou illicite de données, de temps ou de biens exploités par l’ARTM
  • toute divulgation ou utilisation non autorisée d’informations confidentielles ou privilégiées
  • tout cas de conflit d’intérêts, de tromperie, de corruption ou de collusion
  • toute demande ou acceptation d’avantages indus de toute nature
  • tout abus de confiance, autre fraude ou infraction aux codes sur l’éthique et la déontologie régissant les membres du conseil et les employés de l’ARTM
  • tout renseignement erroné, fraude ou omission contenus dans un état financier ou dans toute autre information financière de l’ARTM
  • toute erreur ou inconduite dans le processus de préparation, d’examen, de révision ou d’audit des états financiers de l’ARTM
  • toute faiblesse, lacune ou défaillance dans les contrôles comptables internes de l’ARTM ou le défaut de se conformer à ceux-ci
  • toute fausse représentation ou déclaration erronée portant sur une question figurant ou devant figurer dans les livres, les états financiers, les rapports financiers ou les rapports d’audit
  • toute dérogation dans la divulgation complète et exacte de la situation financière de l’ARTM, ses résultats d’exploitation, d’immobilisations ou ses flux de trésorerie
  • tout effort visant à induire en erreur,à tromper, à influencer frauduleusement un comptable ou un auditeur ou à faire pression sur celui-ci dans le cadre de la tenue, la préparation, l’examen, la révision ou l’audit de tout état financier ou livre de l’ARTM
  • toute autre erreur, lacune ou faiblesse dans les états financiers, les contrôles comptables internes, les procédures d’audit, les livres ou les rapports financiers de l’ARTM
  • toute appropriation illicite de fonds
  • tout remboursement ou demande de dépenses frauduleuses, ainsi que toute autre demande de paiement ou paiement illicite ou irrégulier

Quelles sont les conditions pour qu’un signalement soit recevable ?

Le signalement doit être fait de bonne foi et ne doit pas chercher à s’immiscer dans les affaires intimes,personnelles ou privées, sauf en cas de violation d’un code d’éthique. Les signalements effectués de mauvaise foi, de façon frivole ou vexatoire ou pour lesquels les informations ont été obtenues de façon illégitime, ne seront donc pas considérés. Le signalement ne doit pas constituer des représailles contre l’ARTM ou l’un de ses employés.

Comment sont protégés les utilisateurs de la ligne de signalement ?

Tous les signalements effectués par le biais de la ligne de signalement de fraudes et d’irrégularités sont traités en tout respect du droit à l’anonymat et à la confidentialité.

L’ARTM ou toute autre personne ne peut effectuer des représailles (harcèlement, l’intimidation, la discrimination, le congédiement ainsi que les actes de vengeance directs ou indirects) contre une personne ayant fait un signalement de bonne foi, que ce soit parce qu’il a utilisé, a souhaité utiliser la ligne, l’a utilisée ou a participé à une enquête découlant d’un signalement. Toute personne se croyant victime de représailles peut communiquer avec le secrétaire général ou le directeur des Ressources humaines.

Quelles sont les étapes de traitement des signalements ?

1. Réception des signalements

C’est la firme externe qui reçoit les signalements.Les réponses aux questions et autres informations données par l’appelant sont compilées par les représentants de la firme externe et sont consignées dans un rapport d’événement. Le traitement de l’information est fait avec diligence,équité, dignité, de façon objective et impartiale, et ce, peu importe la relation avec l’ARTM ou avec toute partie susceptible d’être impliquée.

2. Transmission des signalements

Le rapport d’événement est transmis à l’ARTM dès la réception des informations et est pris en charge par cette dernière dans les trois jours ouvrables suivants sa réception.

3. Traitement des signalements

Tout signalement fait-il systématiquement l’objet d’une enquête ? 
Non. Au terme de la réception du signalement, les responsables de l’ARTM peuvent décider :

  • d’acheminer à qui de droit le(s) signalement(s) jugé(s) significatif(s)
  • de ne pas donner suite à un signalement, avec des motifs justifiés
  • que le signalement nécessite une enquête.

Si le signalement fait l’objet d’une enquête, quelles en sont les étapes ? 

Lorsqu’il est jugé nécessaire, les responsables de l’ARTM peuvent :

  • décider d’effectuer eux-mêmes l’enquête ou solliciter la participation de tierces personnes (juristes, comptables ou autres professionnels)
  • tenir dans les plus brefs délais l’enquête, selon la complexité du signalement ou des questions soulevées.

Il n’est pas exclu qu’un signalement puisse faire l’objet d’une plainte en matière criminelle ou pénale.

Quelles sont les actions qui peuvent être prises à la suite d’une enquête ?

À la suite de l’enquête effectuée par les responsables de l’ARTM, ces derniers peuvent s’adresser aux autorités concernées pour déterminer les mesures disciplinaires, administratives ou légales devant être prises envers l’employé ayant commis une fraude ou une irrégularité visée par la présente politique.

Ces mesures peuvent être :

  • l’obligation de rembourser la totalité des dommages directs ou indirects
  • l’inscription de poursuites devant les tribunaux
  • l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement

Par ailleurs, les signalements faits de mauvaise foi ne sont aucunement tolérés. Leur auteur s’expose à des mesures disciplinaires, administratives ou légales de la part de l’ARTM.